-مهارات الاتصال الفعال -2

الادارة

الحلقة الثانية


في الحلقة السابقة كنا قد تحدثنا عن تعريف الاتصال حيث قلنا انها عملية نقل افكار و معلومات معينة من شخص لآخر عبر وسيلة اتصال ،واوضحنا ان العناصر الاساسية للاتصال هي ( المرسل ،الرسالة ، قناة الاتصال ،المستقبل ،الرد) ،ثم بينا طبيعة الاتصال وكذلك الجوانب الاساسية المؤثرة على هذه العملية (اللغة ،الجانب الثقافي و الاجتماعي ،الجانب الانساني ) ،واخيرا ذكرنا بعض الاخطاء التي تسبب فشل عملية الاتصال والتي تحدث في العناصر الاساسية للرسالة سواء كانت من المرسل اثناء نقل الرسالة او من المستقبل خلال الرد عليها.

في هذه الحلقة سنحاول التعرف على ما يلي :-
1- مصفوفة الاتصال.
2- متطلبات الاتصال الفعال.
3- معوقات الاتصال الجيد.

اولا : مصفوفة الاتصال
نقصد بمصفوفة الاتصال الحالات التي توضح موقف كل من المرسل و المستقبل من عملية الاتصال حيث كل منهما قد يعتبر نفسه محقا او قد يعترف بخطأه وبذلك تتكون لنا مصفوفة فيها اربعة حالات وهي كما موضحة ادناه

ثانيا : متطلبات الاتصال الفعال
كل اتصال لكي يكون جيدا فانه يتطلب من المرسل و المستقبل ان يلتزما ببعض الامور اهمها :
أ‌- المرسل عليه ان
a. يحدد له هدفا
b. ينظم افكاره بوضح و بشكل مثير
c. يتذكر هدفه الرئيسي
d. يكن متجها نحو المستقبل ويدرك مدى اهتمامه و المامه بالموضوع
e. يتجنب ان يصبح اوتوقراطيا
f. يستخدم حقائق و ادلة كافية
g. ياخذ في اعتباره تحيزات واتجاهات المستقبل ومدى قدرته على الفهم
h. يكن متحمسا في عرض الموضوع
i. اذا كان يريدان يقترح تغييرا ما فيذكر السبب ويكن واضحا ويتكلم ببطء
j. يستخدم لغة يفهمها المستقبل
k. دائما ينظر الى المستقبل في عينيه
ب‌- المستقبل عليه ان
a. يتوقع اولا موقف و رسالة المرسل
b. يبحث عن الافكار الرئيسية للمرسل
c. يحلل هدف المرسل
d. يكن متجها نحو المرسل
e. ياخذ بالاعتبار احقية المرسل في التحدث باوتوقراطية حسب موقعه
f. يقوم الحقائق التي يذكرها المرسل ويحاول الربط بين الادلة و الاستنتاجات
g. يتجنب تحيزاته هو يحاول فهم موقف المرسل
h. يكن منتبها و يقظا
i. يكن مفتوح الذهن للافكار الجديدة يتقدم باقتراحاته ويفكر قبل ان يجيب
j. يحلل اللغة في اطار ما تعنيه المرسل
k. دائما ينظر الى المرسل في عينيه
ثالثا : معوقات الاتصال الفعال
بالرغم من صعوبة التخلص من هذه المعوقات الا ان التقليل منها ما امكن يسهل عملية الاتصال و تزيد من فعاليتها ،ومن اشد هذه المعوقات :
1- اصدار الاحكام قبل الالمام بقدر كبير من المعلومات .
كثيرا ما يكون التسرع في التقييم مثار شكوى الكثير منا، اذ ان التسرع يؤدي الى اصدار التعليقات غير المفيدة والاحكام غير الناضجة لذا فعلينا :-
‌أ- الالتزام بمبدأ التروي في اصدار الاحكام والاحتفاظ باستنتاجاتنا الى مناقشة جميع الافكار.
‌ب- عدم التواني في توجيه الاسئلة الاستيضاحية.
‌ج- التاكد من معاني الحركات التعبيرية التي قد تلاحظها.
‌د- التاكد من اننا قد استوعبنا الافكار كما يراها المقابل وليس كما نفهمها نحن.

2- العبارات التقريرية و التخصيصية.
العبارات التقريرية هي التي تفيد التقرير و الحسم ،مثل هذه العبارات تدفع الآخرين الى اتخاذ موقف الدفاع والمقاومة كأن تقول مثلا (( دائما تاتي متأخرا )) بهذا الشكل فانك تكون بموقف المهاجم فيضطر الى الدفاع عن نفسه وسيجتهد ليبين الكثير من المواقف التي لم يتاخر فيها فتضيع الرسالة الاساسية التي تود ان توصلها اليه ، لذا فعلينا :
‌أ- تحاشي مثل هذه العبارات التقريرية كلما امكن.
‌ب- استخدام العبارات التقريرية خلال التعبير عما تريد كأن تقول(( يبدو لي انك سجلت كثيرا في كشوف المتأخرين )) أو ان تقول ((يبدو انك هذه الايام مشغول الى حد كبير يؤخرك عن الدوام)) مثل هذه العبارات توصل له الرسالة الاساسية ولا يتخذ منها موقف المدافع.
‌ج- الاستشهاد ببعض المواقف اتي تؤيد ملاحظاتك التقريرية.

تبقى بعض المعوقات الاخرى سنوردها في الحلقة الثالثة ان شاء الله

(( ابتسم ، فان الدنيا و ما فيها و من فيها لاتستحق ان تمنع عن نفسك نعمة الابتسامة لاجلها ))





طباعة أرسل هذه الصفحة لصديق